REGOLAMENTO LOCATION

Richiesta disponibilità, prenotazione e conferma evento

The “Open” Space Milano (progetto di Hobby & Job Academy sas) informa che è possibile prenotare o organizzare eventi all'interno dei propri locali dal lunedì alla domenica con restrizione oraria a scelta fra le proposte esistenti dalle 8.00 alle 24.00 richiedendo disponibilità via mail a eventi@hobby-job.com o mezzo telefono al 345.3200382. In ogni caso sarà necessario un appuntamento conoscitivo in struttura prima di confermare la prenotazione c/o sede Hobby & Job Academy situata in Via Foscolo Sala 7 –9 Trezzano sul Naviglio (Mi)
 

In sede di appuntamento / sopralluogo:


Dettagli Extra: 
In fase di primo appuntamento verranno presentati tutti i servizi messi a disposizione dalla struttura e sarà il richiedente a scegliere quali richiedere.
Qualora le proposte non fossero in linea con le necessità del richiedente lo stesso potrà pensare privatamente a tutti i dettagli necessari per realizzare il proprio evento.
Gli stessi dovranno essere comunicati alla struttura per verifica fattibilità e accettati dalla Location prima di essere organizzati.

Conferma Prenotazione Location:
La prenotazione è confermata solo dopo aver effettuato il pagamento di acconto dopo non oltre 48 ore dall’invio del modulo di conferma.
In caso di mancato pagamento la data richiesta tornerà disponibile in calendario e quindi prenotabile da altri richiedenti.

Conferma Dettagli extra:
E’ possibile aggiungere servizi aggiuntivi all’affitto della Location con conferma con oltre n° 7gg prima della data di evento con saldo dettagli non oltre n° 5gg prima della data di evento.  

Procedure ad evento in corso

Modifiche e richieste extra in corso evento
Con evento in corso non sarà possibile effettuare richieste extra o modificare le richieste presenti in modulo di conferma definitivo.

Orario di evento
L'orario di inizio e fine evento dovrà essere rispettato come da prenotazione. Dopo un tempo massimo di 30 minuti dopo l'orario prenotato il responsabile presente in struttura avrà diritto ad imporre l'uscita alle persone ancora presenti in Location. Se si necessita di tempo extra rispetto a quello concordato (laddove possibile) verrà trattenuta la cauzione consegnata in fase di prenotazione per la cifra corrispettiva al tempo extra di permanenza calcolata in base alla tabella prezzi ufficiale.

Acconto, saldo e cauzione

La richiesta di prenotazione è da considerarsi effettiva dopo il versamento di acconto variabile in base all’evento da svolgere ma comunque equivalente alla cifra totale di affitto spazio.
In caso si volesse confermare la prenotazione della Location per procedere successivamente alla conferma di eventuali extra, l'acconto di conferma è quantificato all’importo del costo della Location. In base alle richieste verrà comunicata una data ultima di conferma per eventuali cambiamenti e richieste extra.
La data limite di saldo per dettagli extra viene rispettata a n° 5gg prima dell’evento prenotato.

La cauzione è quantificata per ogni tipo di evento a € 250,00. La stessa verrà restituita al richiedente al termine dell'evento dopo aver constatato l'integrità della struttura. In caso contrario la cauzione verrà trattenuta per ripristinare la Location come in origine.
La cauzione viene richiesta in contanti in consegna il giorno dell’evento ed è così strutturata:
- € 200,00 A COPERTURA LOCATION PER EVENTUALI DANNI (DA VERIFICARE IN LOCO A TERMINE EVENTO) O A COPERTURE ORE EXTRA.
- € 50,00 SUPPORTO PULIZIE (DA VERIFICARE IN LOCO A TERMINE EVENTO)

Viene sempre richiesto, a termine evento, lo sgombero di tavoli da stoviglie e chiusura sedie utilizzate. Qualora non ci fosse l’intenzione di procedere in questa richiesta verrà trattenuta la parte di cauzione dedicata alle pulizie.

Laddove si ritenga necessaria una chiamata esterna per pulizie particolari in seguito ad azioni che portino a sporcare in modo importante la Location l’intera cauzione non verrà restituita ed utilizzata per riportare la Location come in origine.
Se, ad evento in corso, si ha necessità (laddove sia possibile) di fermarsi più del tempo di prenotazione concordata in fase di preventivo, la struttura potrà avvalersi della cauzione per la cifra corrispettiva al tempo extra di permanenza calcolata in base alla tabella prezzi ufficiale.

Affitti struttura temporanei, pacchetti e gestioni private

E' possibile affittare gli spazi della struttura in maniera temporanea per svolgimento di feste ed eventi di qualsiasi genere.
Lo staff di The “Open” Space Milano è tenuto a proporre tutte le attività presenti nel proprio pacchetto al cliente che ne fa richiesta.
Nel caso il richiedente dovesse scegliere di acquistare un pacchetto “All Inclusive” sarà obbligo della società Hobby & Job Academy sas (a nome The “Open” Space Milano) a provvedere a tutto ciò che è richiesto per lo svolgimento dell'evento.
Se le proposte non dovessero coincidere con le richieste del cliente e lo stesso espone l'intenzione di pensare autonomamente allo svolgimento dell'evento gli sarà data tale possibilità tenendo conto del presente regolamento.
 

Organizzazione privata in eventi

Essendo la società Hobby & Job Academy sas co-responsabile di tutto ciò che accade all'interno dello spazio con nome The “Open” Space Milano , chiunque voglia organizzare un evento nella Location ha l'obbligo di rispettare le seguenti direttive:


Musica: l'organizzatore dell'evento dovrà essere in possesso di documento SIAE al fine di poter utilizzare supporti sonori dedicati a festa privata. La musica dovrà rispettare i volumi imposti dalla struttura. 
Senza documento l'evento non potrà essere supportato da musica se non in filodiffusione ad un volume da sottofondo coordinato dalla struttura.
Limite orario musica: 9.00-13.00 – 16.00-23,00

Animazione e intrattenimento: In base al tipo di animazione o intrattenimento verranno richiesti tutti i documenti necessari per lo svolgimento di qualsiasi tipo attività all'interno degli spazi di The “Open” Space Milano. Il responsabile dell'intrattenimento dovrà inoltre essere provvisto di tutta l'attrezzatura per l'esecuzione in sicurezza delle attività.
L’agenzia di animazione di scelta avrà l’obbligo di contattare la struttura al 3453200382 non oltre due giorni prima dell’evento per la verifica di documenti e attività.
Davanti ad assenza di tali documenti e materiali non verrà permesso alcun tipo di intrattenimento.

Allestimento: è possibile organizzare il proprio allestimento con la supervisione di un responsabile di The “Open” Space Milano che interverrà laddove si voglia realizzare un determinato allestimento e lo stesso potrebbe andare ad intaccare l'integrità della struttura.
Per conoscere il limite materiali inviare un messaggio al 3453200382.
In caso non vengano rispettate le direttive del responsabile non sarà possibile esercitare alcun potere e l'allestimento è da considerarsi “non realizzabile”.

Buffet: l'organizzatore dell'evento dovrà essere in possesso di liberatoria di responsabilità (lista ingredienti) in caso di buffet “fatto in casa” o di manleva del laboratorio nel quale è stato preparato tutto ciò che sarà posizionato sul tavolo dedicato al buffet.
Davanti ad assenza di tali documenti non verrà permessa l'organizzazione del buffet privato.

Focus Buffet:  
E' possibile pensare autonomamente al buffet dedicato ai propri ospiti e alla torta del festeggiamento tenendo conto dei seguenti punti:

-  Il cliente dovrà pensare autonomamente all'organizzazione della tavola e provvederà ad allestire il tavolo da buffet con tovagliato di qualsiasi genere in modo da preservare l'integrità dei tavoli messi a disposizione. 

-  E' possibile presentare su tavola pietanze totalmente cotte e senza necessità di riscaldare prima della presentazione al buffet. (diversamente è disponibilità con extra l'utilizzo dei forni della cucina presente nella Location) 

- Nella Location è disponibile un frigorifero nel quale riporre la torta dal momento di arrivo alla struttura a titolo gratuito.

- E' possibile posizionare sul tavolo buffet bevande alcoliche se l'evento è dedicato ad ospiti adulti. Sono assolutamente VIETATE bevande alcoliche ad eventi e feste dedicate ai minori di anni 18 (a meno che non siano destinate solo ed esclusivamente agli ospiti adulti)  


- Verrà richiesta liberatoria di responsabilità (HACCP) firmata o scontrino fiscale del laboratorio nel quale è stato preparato tutto ciò che sarà posizionato sul tavolo per chi ha gestito la preparazione del buffet (cibo). Senza tali documenti non sarà possibile posizionare alcun tipo di preparato sul tavolo dedicato alle pietanze.


Responsabilità minori di anni 18

Durante qualsiasi tipo di evento dedicato ai minori di anni 18 con presenza di genitore, quest'ultimo sarà unico responsabile del proprio figlio.

Per pacchetti “All Inclusive”: Le attività organizzate all'interno della Location al fine di animare un evento sono organizzate da professionisti del settore. Gli stessi coordineranno le attività e i giochi in maniera corretta e sicura. I genitori saranno comunque chiamati a controllare eventuali comportamenti poco sicuri da parte dei propri figli e sono obbligati al richiamo degli stessi nel modo che più si ritiene adatto.

Per pacchetti “Solo Location”: la responsabilità riguardo alle attività organizzate per intrattenere i bambini sono interamente a carico dell'organizzatore dell'evento e della coordinatrice alle attività scelta dallo stesso. Sarà cura dell'organizzatore (che sarà unico responsabile di eventuali danni alla struttura) richiamare l'attenzione dei genitori davanti a comportamenti poco sicuri che rischiano di creare disagio tra gli ospiti mettendo a rischio persone e integrità della Location.

Utilizzo Cucina (durante un evento) 

Nella Location è presente una cucina affittabile come extra per il supporto al buffet.
Nella presente è possibile trovare tutto il necessario per riscaldare pietanze di piccole quantità.
L'utilizzo è possibile prenotando la cucina facendo richiesta in fase di preventivo specificando quali elettrodomestici si ha necessità di utilizzare.
L’attività di gestione della cucina sarà affidata ai titolari della struttura.

Qualsiasi elettrodomestico extra privato sarà quantificato a € 15,00 cad. oltre al prezzo di affitto cucina.
Durante gli eventi sarà l'organizzatore dell'evento a dichiarare i nomi di un massimo di 3 persone che possono accedere alla stessa.
L'affitto della cucina durante gli eventi non è da considerarsi sala extra per intrattenimento ma solo appoggio per la realizzazione/riscaldamento del buffet con attività gestita dai titolari della struttura.

 

Servizi presenti in Location (a disposizione degli ospiti)

- connessione WiFi
- servizi igienici (uomo-donna-disabili)
- tavoli
- sedie
- prese di corrente
- riscaldamento a pannelli radianti

IMPORTANTE:
essendo un ex capannone industriale la zona centrale, nonostante sia riscaldata a pannelli radianti, trova una temperatura inferiore rispetto a quella presente nelle sale. Tutti i calcoli di temperatura sono stati studiati in base al numero massimo di persone occupanti le aree. Nonostante questo i gradi presenti nell'area centrale, specialmente nel periodo autunno/inverno, possono subire dei cali in base alla temperatura esterna.

 

Danni strutturali e materiali Location, comportamenti immorali e chiamata pulizia extra, furto

Danni strutturali e materiali Location: di fronte a danni particolarmente gravi procurati alla struttura il richiedente/responsabile dell'evento è da considerarsi unico responsabile e dovrà adoperarsi per il saldo del danno. Se entro 30 giorni dalla comunicazione il danno non dovesse essere saldato verrà sporta denuncia per danni alle autorità competenti con responsabile unico.


Comportamenti immorali: La struttura ha diritto di espulsione di uno o più elementi che evidenzino comportamenti immorali verso cose e/o persone presenti in struttura durante gli eventi.
Se suddetti elementi provocheranno disturbo alla quiete pubblica e si rifiuteranno davanti alla richiesta di allontanamento nell'area esterna più vicina alla Location verranno chiamate le autorità competenti.
Se si dovesse verificare nel tempo dell'insistenza da parte della persona allontanata si procederà  con relativa denuncia di ordine restrittivo da parte della titolare e dello staff e quindi della struttura.


Furto

Di fronte ad una situazione di furto di un qualsiasi oggetto presente in Location verranno chiamate le autorità competenti e si procederà con relativa denuncia.

ASSOLUTAMENTE VIETATO:

- Fumare all'interno della struttura

Nel giardino esterno è presente un'area fumatori. Chiunque venga sorpreso a fumare all'interno della struttura sarà accompagnato all'area dedicata. Al secondo richiamo la persona verrà allontanata dalla Location.


- Introdurre in Location sostanze stupefacenti di qualsiasi genere

In caso si dovesse verificare la presenza di sostanze stupefacenti all'interno della struttura l'evento in corso è da considerarsi terminato. Verranno inoltre contattate le autorità competenti

- L’utilizzo del pallone in ogni area della Location

- L’utilizzo di coriandoli di qualsiasi genere (sparacoriandoli, coriandoli semplici, palloncini con coriandoli,…)

 

Cancellazione evento

In caso di cancellazione prima di 15 giorni dall’evento verrà data la possibilità di recuperare la prenotazione degli spazi nei 12 mesi successivi alla data evento richiesta trattenendo l'importo versato. Non è possibile cedere la propria prenotazione a terzi. 
Al momento della seconda prenotazione verrà richiesta la differenza del 20% rispetto all’importo versato al momento del blocco data Location come copertura data persa relativa alla prima data prenotata.

Se nei 12 mesi successi alla data evento richiesta non dovesse essere utilizzata l'occupazione precedentemente saldata verrà ritenuta trattenuta dalla struttura senza rimborso al richiedente.

Le cancellazioni effettuate entro 15 giorni dall'evento non prevedono alcun tipo di rimborso. 

Personale Hobby & Job Academy – The “Open” Space Milano

Durante gli eventi sarà presente uno o più responsabili della Location i quali saranno a disposizione per qualsiasi richiesta durante lo svolgimento dell'evento. Il responsabile ha diritto di presenza in tutte le aree nelle quali si svolge l'evento al fine di controllare che tutte le richieste siano realizzate a dovere e per evitare che si creino situazioni di pericolo per le persone e per la struttura. Inoltre avrà diritto di interagire con le persone presenti durante l'evento così da essere di aiuto di fronte a qualsiasi tipo di richiesta.

 

IL RICHIEDENTE DICHIARA

di assumersi ogni responsabilità , civile e penale, e di risarcimento per eventuali danni a cose, persone e strutture causati dallo stesso, dai partecipanti o riconducibili ad azioni e comportamenti degli stessi tenuti durante lo svolgimento del'evento nella struttura messa a disposizione da Hobby & Job Academy (nome sede: The “Open” Space Milano)

 

ED ESONERA

 

fin da ora a tutti gli effetti di ragione e di legge Hobby & Job Academy sas e i suoi collaboratori da ogni e qualsivoglia responsabilità, rinunciando fin da ora ad avanzare contro di essi a qualsiasi titolo richieste di risarcimento, danno o indennizzo. Dichiara inoltre di avere attentamente letto e valutato il contenuto del presente documento e di avere compreso chiaramente il significato di ogni singolo punto prima di sottoscriverlo. Capisce e condivide pienamente gli scopi delle norme generali di sicurezza della Location e che non rispettarle può porre la propria persona e gli invitati in una situazione di pericolo durante la festa.