REGOLAMENTO LOCATION

1.     Richiesta disponibilità, prenotazione e conferma evento

The “Open” Space Milano (progetto di Hobby & Job Academy sas) informa che è possibile prenotare o organizzare eventi all'interno dei propri locali dal lunedì alla domenica con restrizione oraria a scelta dalle 8.00 alle 24.00 richiedendo disponibilità via mail a eventi@hobby-job.com o mezzo telefono al 345.3200382. In ogni caso sarà necessaria una visita di persona per confermare la prenotazione (mezzo acconto/saldo) per dettagli presenti in questo scritto c/o sede Hobby & Job Academy situata in Via Foscolo Sala 7 –9 Trezzano sul Naviglio (Mi)
 

2.      Richiesta servizi (pre-prenotazione / post-prenotazione), modifiche e orario

Pre-Prenotazione
E' possibile in fase di prenotazione scegliere i dettagli per lo svolgimento del proprio evento. In questa fase (precedente alla conferma e alla comunicazione della cifra richiesta dalla Location) verranno presentate tutte le opzioni messe a disposizione dalla struttura e sarà il richiedente a scegliere di quali richiedere servizio.
La cifra proposta in preventivo è da ritenersi valida per tutte le scelte confermate dal richiedente prima della prenotazione.

Post-prenotazione
Se dopo aver effettuato la prenotazione il richiedente dovesse accorgersi di aver dimenticato/omesso delle richieste eseguibili dietro modifica di cifra a preventivo, lo stesso dovrà inviare una mail a eventi@hobby-job.com specificando i dettagli da aggiungere al preventivo scritto in fase di Pre-Prenotazione.
Verrà successivamente modificato il preventivo precedentemente scritto e occorrerà confermare il nuovo documento con firma ritenendo il precedente nullo.
Nel caso l'aggiunta o la modifica di una richiesta non dovesse far subire varianti alla cifra preventivata inizialmente verrà aggiunto al documento uno scritto extra con le modifiche apportate. Il foglio extra sarà allegato al preventivo ufficiale.

Modifiche e richieste extra in corso evento
Con evento in corso non sarà possibile effettuare richieste extra o modificare le richieste presenti nel preventivo ufficiale.

Orario di evento:
L'orario di inizio e fine evento dovrà essere rispettato come da prenotazione. Dopo un tempo massimo di 30 minuti dopo l'orario prenotato il responsabile presente in struttura avrà diritto ad imporre l'uscita alle persone ancora presenti in Location. Se si necessita di tempo extra rispetto a quello concordato (laddove possibile) verrà trattenuta la cauzione consegnata in fase di prenotazione per la cifra corrispettiva al tempo extra di permanenza calcolata in base alla tabella prezzi ufficiale.
 

3.     Caparra, saldo e cauzione

La richiesta di prenotazione è da considerarsi effettiva dopo l'accettazione con firma di “modulo dettagli evento”, firma regolamento e successivo versamento acconto/saldo (in base
In caso di “SOLO LOCATION” non è prevista caparra ma saldo al momento della prenotazione.
In caso si volesse confermare la prenotazione della Location per procedere successivamente alla conferma di eventuali extra come buffet e allestimento, la caparra di conferma è quantificata all’importo del costo della Location. In base alle richieste verrà comunicata una data ultima di conferma per eventuali cambiamenti e richieste extra.
Per i pacchetti “all inclusive” confermati in sede di prenotazione viene richiesto una cauzione con cifra pari al solo costo Location.
Per il Solo Location o il Blocco Prenotazione Location (con conferma extra successiva alla conferma prenotazione) viene richiesto una cauzione con cifra pari all’importo richiesto per la Location.

ATTENZIONE: la cauzione verrà restituita al richiedente al termine dell'evento dopo aver constatato l'integrità della struttura. In caso contrario la cauzione verrà trattenuta per ripristinare la Location come in origine.
 

Laddove si ritenga necessaria una chiamata esterna per pulizie particolari in seguito ad azioni che portino a sporcare in modo importante la Location la cauzione non verrà restituita ed utilizzato per riportare la Location come in origine.
Se, ad evento in corso, si ha necessità (laddove sia possibile) di fermarsi più del tempo di prenotazione concordata in fase di preventivo, la struttura potrà avvalersi della cauzione per la cifra corrispettiva al tempo extra di permanenza calcolata in base alla tabella prezzi ufficiale.
 

4.     Affitti struttura temporanei, pacchetti e gestioni private

E' possibile affittare gli spazi della struttura in maniera temporanea per svolgimento di feste ed eventi di qualsiasi genere.
Lo staff di The “Open” Space Milano è tenuto a proporre tutte le attività presenti nel proprio pacchetto al cliente che ne fa richiesta.
Nel caso il richiedente dovesse scegliere di acquistare un pacchetto “All Inclusive” sarà obbligo della società Hobby & Job Academy sas (a nome The “Open” Space Milano) a provvedere a tutto ciò che è richiesto per lo svolgimento dell'evento.
Se le proposte non dovessero coincidere con le richieste del cliente e lo stesso espone l'intenzione di pensare autonomamente allo svolgimento dell'evento gli sarà data tale possibilità tenendo conto del presente regolamento.

 

5.     Organizzazione privata per eventi

Essendo la società Hobby & Job Academy sas co-responsabile di tutto ciò che accade all'interno dello spazio con nome The “Open” Space Milano , chiediamo a chiunque voglia organizzare un evento nella Location di rispettare le seguenti direttive:

Musica: l'organizzatore dell'evento dovrà essere in possesso di documento al fine di poter utilizzare supporti sonori dedicati a festa privata. La musica dovrà rispettare i volumi imposti dalla struttura. 
Senza documento l'evento non potrà essere supportato da musica se non in filodiffusione ad un volume da sottofondo.
Limite orario musica: 10.00-14.00 – 16.00-24.00
 

Buffet: l'organizzatore dell'evento dovrà essere in possesso di liberatoria di responsabilità (HACCP) in caso di buffet “fatto in casa” o di scontrino fiscale del laboratorio nel quale è stato preparato tutto ciò che sarà posizionato sul tavolo dedicato al buffet.
(continua al punto 6)
Davanti ad assenza di tali documenti non verrà permessa l'organizzazione del buffet privato.

Animazione e intrattenimento: In base al tipo di animazione o intrattenimento verranno richiesti tutti i documenti necessari per lo svolgimento di qualsiasi tipo attività all'interno degli spazi di The “Open” Space Milano. Il responsabile dell'intrattenimento dovrà inoltre essere provvisto di tutta l'attrezzatura per l'esecuzione in sicurezza delle attività.
Davanti ad assenza di tali documenti e materiali non verrà permesso alcun tipo di intrattenimento.

Allestimento: è possibile applicare il proprio allestimento con la supervisione di un responsabile di The “Open” Space Milano che interverrà laddove si voglia applicare un determinato allestimento e lo stesso potrebbe andare ad intaccare l'integrità della struttura.
In caso non vengano rispettate le direttive del responsabile non sarà possibile esercitare alcun potere e l'allestimento è da considerarsi “non realizzabile”.

 

6.     Buffet e Torta
E' possibile pensare autonomamente al buffet dedicato ai propri ospiti e alla torta del festeggiamento tenendo conto dei seguenti punti:

-  Il cliente dovrà pensare autonomamente all'organizzazione della tavola e provvederà ad allestire il tavolo da buffet con tovagliato di qualsiasi genere in modo da preservare l'integrità dei tavoli messi a disposizione.

-  E' possibile presentare su tavola pietanze totalmente cotte e senza necessità di riscaldare prima della presentazione al buffet. (diversamente è disponibilità con extra l'utilizzo dei forni della cucina presente nella Location)

- Nella Location è disponibile un frigorifero nel quale riporre la torta dal momento di arrivo alla struttura a titolo gratuito. Se diversamente si ha necessità di riporla il giorno precedente verrà richiesta una cifra extra di
€ 10,00 per il deposito torta.


- E' possibile posizionare sul tavolo buffet bevande alcoliche se l'evento è dedicato ad ospiti adulti. Sono assolutamente VIETATE bevande alcoliche ad eventi e feste dedicate ai minori di anni 18 (a meno che non siano destinate solo ed esclusivamente agli ospiti adulti)  


- Verrà richiesta liberatoria di responsabilità (HACCP) firmata o scontrino fiscale del laboratorio nel quale è stato preparato tutto ciò che sarà posizionato sul tavolo per chi ha gestito la preparazione del buffet (cibo). Senza tali documenti non sarà possibile posizionare alcun tipo di preparato sul tavolo dedicato alle pietanze.

 

7.     Responsabilità minori di anni 18

Durante qualsiasi tipo di evento dedicato ai minori di anni 18 con presenza di genitore, quest'ultimo sarà unico responsabile del proprio figlio.

Per pacchetti “All Inclusive”: Le attività organizzate all'interno della Location al fine di animare un evento sono organizzate da professionisti del settore. Gli stessi coordineranno le attività e i giochi in maniera corretta e sicura. I genitori saranno comunque chiamati a controllare eventuali comportamenti poco sicuri da parte dei propri figli e sono obbligati al richiamo degli stessi nel modo che più si ritiene adatto.

Per pacchetti “Solo Location”: la responsabilità riguardo alle attività organizzate per intrattenere i bambini sono interamente a carico dell'organizzatore dell'evento e della coordinatrice alle attività scelta dallo stesso. Sarà cura dell'organizzatore (che sarà unico responsabile di eventuali danni alla struttura) richiamare l'attenzione dei genitori davanti a comportamenti poco sicuri che rischiano di creare disagio tra gli ospiti mettendo a rischio persone e integrità della Location.
 

8.     Utilizzo Cucina (durante un evento)

Nella Location è presente una cucina affittabile come extra per il supporto al buffet.
Nella presente è possibile trovare tutto il necessario per riscaldare pietanze di piccole quantità.
L'utilizzo è possibile prenotando la cucina facendo richiesta in fase di preventivo specificando quali elettrodomestici si ha necessità di utilizzare.

Qualsiasi elettrodomestico extra privato sarà quantificato a € 10,00 cad. oltre al prezzo di affitto cucina.
Durante gli eventi sarà l'organizzatore dell'evento a dichiarare i nomi di un massimo di 3 persone che possono accedere alla stessa.
L'affitto della cucina durante gli eventi non è da considerarsi sala extra per intrattenimento ma solo appoggio per la realizzazione/riscaldamento del buffet.

 

9.     Utilizzo Cucina (per eventi in cucina)

E' possibile organizzare un evento dedicato alla cucina prenotando la Sala Cucina come zona aggiuntiva di evento.

Qualsiasi elettrodomestico extra privato sarà quantificato a € 10,00 cad oltre al prezzo di affitto cucina.
Durante l'evento tutti gli invitati potranno accedere alla cucina essendo la stessa sala di evento.

L’affitto Sala Cucina è da considerarsi extra rispetto alla richiesta di affitto Location.
A disposizione degli ospiti tavoli e sedie necessari comunicati in fase di preventivo.

Eventuale attrezzatura extra dovrà essere comunicata precedentemente per controllo di compatibilità con gli elettrodomestici già presenti.
Essendo questo un EVENTO sono validi tutti i punti presenti nel regolamento.

 

10.  Servizi presenti in Location (a disposizione degli ospiti)

- connessione WiFi
- servizi igienici (uomo-donna-disabili)
- tavoli
- sedie
- prese di corrente
- riscaldamento a pannelli radianti

-        Supporto per musica gestita personalmente (stereo o amplificatore +  cavo jack)

IMPORTANTE:
essendo un ex capannone industriale la zona centrale, nonostante sia riscaldata a pannelli radianti, trova una temperatura inferiore rispetto a quella presente nelle sale. Tutti i calcoli di temperatura sono stati studiati in base al numero massimo di persone occupanti le aree. Nonostante questo i gradi presenti nell'area centrale, specialmente nel periodo autunno/inverno, possono subire dei cali in base alla temperatura esterna.
 

11.  Danni strutturali e materiali Location, comportamenti immorali e chiamata pulizia extra, furto

Danni strutturali e materiali Location: di fronte a danni particolarmente gravi procurati alla struttura il richiedente/responsabile dell'evento è da considerarsi unico responsabile e dovrà adoperarsi per il saldo del danno. Se entro 30 giorni dalla comunicazione il danno non dovesse essere saldato verrà sporta denuncia per danni alle autorità competenti con responsabile unico.

Comportamenti immorali: La struttura ha diritto di espulsione di uno o più elementi che evidenzino comportamenti immorali verso cose e/o persone presenti in struttura durante gli eventi.
Se suddetti elementi provocheranno disturbo alla quiete pubblica e si rifiuteranno davanti alla richiesta di allontanamento nell'area esterna più vicina alla Location verranno chiamate le autorità competenti.
Se si dovesse verificare nel tempo dell'insistenza da parte della persona allontanata si procederà  con relativa denuncia di ordine restrittivo da parte della titolare e dello staff e quindi della struttura.

Chiamata pulizia extra: Le pulizie finali degli eventi in Location sono sempre incluse nel prezzo di prenotazione. Si escludono le situazioni di sporco intenzionale e di grande quantità. In questo caso la chiamata al servizio di pulizia sarà a carico dell’organizzatore dell’evento a seguito del trattenimento della cauzione.

Furto

Di fronte ad una situazione di furto di un qualsiasi oggetto presente in Location verranno chiamate le autorità competenti e si procederà con relativa denuncia.
 

12.  ASSOLUTAMENTE VIETATO:

- Fumare all'interno della struttura

Nel giardino esterno è presente un angolo fumatori. Chiunque venga sorpreso a fumare all'interno della struttura sarà accompagnato all'area dedicata. Al secondo richiamo la persona verrà allontanata dalla Location.


- Introdurre in Location sostanze stupefacenti di qualsiasi genere

In caso si dovesse verificare la presenza di sostanze stupefacenti all'interno della struttura l'evento in corso è da considerarsi terminato. Verranno inoltre contattate le autorità competenti

- Giocare a pallone all'interno della Location
 

13.  Cancellazione evento
 

In caso di cancellazione dell'evento verrà data la possibilità di recuperare la prenotazione degli spazi nei 6 mesi successivi alla data evento richiesta trattenendo l'importo versato. Sarà possibile cedere la prenotazione per un altro evento ad una seconda persona.
In questo caso occorrerà inviare una mail a eventi@hobby-job.com comunicando l'intenzione di cedere l'occupazione per l'evento e il nome del subentrante. Verrà richiesto un incontro con le persone che utilizzeranno la prenotazione presa e saldata precedentemente per controllo disponibilità e eventuali richieste extra.
Al richiedente originale dello spazio verrà inviato un documento da firmare per conferma di cessione prenotazione.
Se nei 6 mesi successi alla data evento richiesta non dovesse essere utilizzata l'occupazione precedentemente saldata non verrà effettuato alcun tipo di rimborso e la cifra precedentemente versata come saldo location verrà trattenuta interamente.

Richiedere la cancellazione oltre i 5 giorni pre-evento è possibile ma non prevede rimborso della cifra versata per occupazione location. E’ comunque possibile prenotare un secondo evento scontato del 20%.
 

14.  Personale Hobby & Job Academy – The “Open” Space Milano

Durante gli eventi sarà presente uno o più responsabili della Location i quali saranno a disposizione per qualsiasi richiesta durante lo svolgimento dell'evento. Il responsabile ha diritto di presenza in tutte le aree nelle quali si svolge l'evento al fine di controllare che tutte le richieste siano realizzate a dovere e per evitare che si creino situazioni di pericolo per le persone e per la struttura. Inoltre avrà diritto di interagire con le persone presenti durante l'evento così da essere di aiuto di fronte a qualsiasi tipo di richiesta.

IL RICHIEDENTE DICHIARA
 

di assumersi ogni responsabilità , civile e penale, e di risarcimento per eventuali danni a cose, persone e strutture causati dallo stesso, dai partecipanti o riconducibili ad azioni e comportamenti degli stessi tenuti durante lo svolgimento del'evento nella struttura messa a disposizione da Hobby & Job Academy (nome sede: The “Open” Space Milano)

ED ESONERA

fin da ora a tutti gli effetti di ragione e di legge Hobby & Job Academy sas e i suoi collaboratori da ogni e qualsivoglia responsabilità, rinunciando fin da ora ad avanzare contro di essi a qualsiasi titolo richieste di risarcimento, danno o indennizzo. Dichiara inoltre di avere attentamente letto e valutato il contenuto del presente documento e di avere compreso chiaramente il significato di ogni singolo punto prima di sottoscriverlo. Capisce e condivide pienamente gli scopi delle norme generali di sicurezza della Location e che non rispettarle può porre la propria persona e gli invitati in una situazione di pericolo durante la festa.